Mais um home-office organizado por nós com passo-a-passo

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Um home-office padrão geralmente é composto de livros, papéis, CDs, fotografias, DVDs, objetos de papelaria, fios e cabos, coleções de revistas…Mas sabe qual é o maior problema? O que mais atrapalha a organização? São os papéis! Resolvida esta, digamos, “epidemia”, o resto é moleza!

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Por que acumulamos tantos papéis? Porque não sabemos o que fazer com eles. Simples assim. Vamos mostrar, neste último home-office organizado por nós, o que deve ser feito! Então, se liga nas dicas para organizar seu próprio escritório.

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Os papéis devem seguir um caminho para dar tudo certo. Primeiro, ele entra na sua casa. Ou vem pelos Correios, ou através dos moradores. Entre os papéis que chegam, tem as faturas a serem pagas todo mês, propagandas, extratos de contas de cartões de crédito. Por isso, eles precisam ser classificados e examinados um a um. Aí você pensa: isso é coisa de maluco! Não é não! A primeira vez que um home-office é organizado dá um certo trabalho sim. Mas não se assuste! Quando menos esperar, termina. E depois, manter é bem fácil!

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É na primeira etapa que separamos papel por papel e descartamos o que não precisamos guardar. Só para se ter uma ideia, retiramos 10 sacos de lixo grandes de papel deste home-office. Foi tudo para o lixo!

Ao separar cada papel, identificamos com um post it a pilha de cada um. Exemplo: pilha das “contas de luz”, pilha dos “extratos de cartão de crédito Mastercard”, pilha de papéis dos “automóveis” (multas, IPVA, seguro). E assim, seguimos até o fim de toda a papelada. Uffa! O pior já passou. E agora?

A segunda etapa é separar as pilhas das faturas que chegam todo mês ou todo ano. Nesta categoria, entram: conta de luz, de gás, de celular, de internet, de plano de saúde, de mensalidades diversas, faturas de cartões de crédito (tudo o que tem de ser pago e o que já foi). Os papéis de cada pilha, devem ser ordenados por data e por ano. As mais recentes primeiro.

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Feito isso, retiramos de cada pilha o que for no ano corrente (2017). Criamos um arquivo de pastas suspensas e, com etiquetas, identificamos cada uma delas. Exemplo de etiquetas: Cartão Visa, Cartão Mastercard, Light, CEG, NET, IPTU, Automóvel, Recibos da diarista, Netflix, Plano de Saúde e por aí vai. Agora é hora de colocar cada fatura do ano corrente em sua devida pasta suspensa etiquetada.

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Já as faturas dos anos anteriores são postas, cada uma em um envelope pardo, com identificação, e todas guardadas em uma pasta de arquivo-morto, correspondente a cada ano. Existe uma lista de prazos para se guardar cada tipo de documento. Geralmente, para as faturas, basta as dos últimos cinco anos (este prazo varia, de acordo com as determinações do governo). Então, criaremos de três a cinco arquivos-mortos. Um para cada ano anterior.

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Neste caso, decidimos aproveitar as pastas amarelas poliondas (foto acima) que os clientes já tinham. Mas há outros modelos e cores no mercado.
Ao final de cada ano, antes de janeiro do ano seguinte, retiramos o conteúdo das pastas suspensas, colocamos cada grupo de conta em um saco de papel pardo, identificamos e guardamos em um arquivo morto que será identificado como o ano que está terminando. Jogamos fora o conteúdo do último ano arquivado e pronto! As pastas suspensas estarão vazias e livres para receber as faturas do ano que vai começar! E as contas do último ano já estarão no arquivo morto!

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Percebem que um caminho já foi estabelecido para este grupo de papéis?
Uma vez organizados, basta ter um porta-papel de mesa como o da foto.

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Tudo o que chegar, dá uma paradinha ali até ser pago e arquivado. É importante identificar cada prateleira do porta-papel de mesa. Usamos “URGENTE” para o que temos que pagar, “EM ANDAMENTO” para o que ainda está sendo resolvido e “RESOLVIDO” para o que já foi pago e deve ir para o arquivo de pastas suspensas. Se fizermos assim, podemos dar adeus àquela papelada misturada que se insiste em se acumular na mesa ou nas gavetas.

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A mesa deve ficar apenas com o essencial. Poucos objetos, como porta canetas, clips, port-papel…

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Bem, agora é a vez dos outros tipos de papel que não pertencem à categoria “FATURAS”. Ou seja, todo o resto. A melhor maneira de organizá-los é em fichários e/ou pastas-catálogo. Para cada fichário, podemos criar uma categoria mãe e sub-categorias usando divisórias bem identificadas. Exemplo de categoria mãe: “TÍTULOS”. Exemplo de subcategorias: ‘CERTIFICADOS”, “DIPLOMAS”, “HONRARIAS”, “PRÊMIOS”. Outro exemplo de categoria mãe: “IMPOSTO DE RENDA”. De subcategorias: “RECIBOS DE DECLARAÇÕES”, ‘RESUMOS”, “COMPROVANTES DA ÚLTIMA DECLARAÇÃO”.

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Os nomes das categorias de cada fichário vai depender dos tipos de documentos que você tem.

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Uma vez guardados em seus lugares devidamente identificados, note que sobrou muito espaço!

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Agora sim, podemos partir para as revistas, livros, CDs, material de escritório, fotografias etc. Ver o melhor lugar para cada coisa…

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Repare as revistas organizadas verticalmente na foto acima (lado direito, no alto). É um jeito bem funcional de ter acesso prático às coleções, ordenadas por publicação e por data!

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Já estamos no início da organização de outro escritório. Na próxima postagem, mostraremos as próximas etapas. Mas são bem fáceis! A organização de escritórios corporativos, segue a mesma lógica. O que muda são as categorias e a quantidade!

MAIS FOTOS:

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Atenção! Gavetas não são para guardar papéis!

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Caixas são ótimas para organizar cabos e fios, fotografias, recordações…

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Caso queira nos chamar para organizar o seu escritório residencial ou corporativo, entre em contato:
E-mail: veronicavfraga@gmail.com
Cel: 983325615

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About Author

Este blog é de autoria da decoradora, organizadora de interiores, consultora em decoração e organização, Veronica Fraga, que também é fotógrafa, jornalista e colunista da Revista Rio Arquitetura e Design. Uma pessoa multifacetada e apaixonada por tudo o que é ligado a estética.

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