Se você não pode contratar um personal organizer, tente pelo menos tomar algumas providências fundamentais para começar um novo ano com mais traquilidade. Comece pelos papéis porque com documento não se brinca.

Passo-a-passo:

• Separe cada fatura, pedido de exame, impostos, enfim, toda a papelada por categorias. Exemplos: conta de luz, conta de gás, IPTU, IPVA, exames, receitas etc.
• Separe também tudo o que ainda está pendente do que já foi resolvido.
• Arquive os “resolvidos” da seguinte forma: guarde as faturas pagas numa pasta (arquivo morto) e identifique com uma etiqueta com o título “Faturas de 2011”. Crie outro arquivo morto só para “saúde” com subpastas para cada membro da família e para cada categoria: laudos de exames, receitas etc. Siga essa lógica para cada tipo de documento que irá para o arquivo morto.
• Jogue fora todos os papéis que não servem mais.

O arquivo morto pode ser composto de pastas registradoras (uma para cada categoria):

Ou com esse tipo de pasta que se chama arquivo morto mesmo:

Se quiser algo mais sofisticado procure em papelarias específicas:

Kit papelaria da OSS

No final do post tem uma lista com os prazos para guardar documentos.  Quando seguimos essa orientação deixamos de acumular toneladas de papel inútil.

• Faça um arquivo “vivo” para 2012.
• Em cada divisão, crie categorias e subcategorias com etiquetas de identificação. Esse arquivo vai começar o ano vazio. Será preenchido na medida em que as contas e documentos do próximo ano forem chegando.

O Arquivo Mágico ajuda muito, pois já vem com as pastas suspensas e a relação de todas as categorias e subcategorias mais comuns a todos.  Você pode criar outras ou alterar a configuração. Mas ele é um ótimo ponto de partida. Além disso, vem com um índice alfabético de todas as pastas. É vendido na loja Kalunga e pela internet. Se você  tem muitas categorias pode comprar dois kits.

Para cada Kit, caso não tenha uma gaveta específica para pastas suspensas, terá de comprar um suporte como este também vendido na Kalunga (em vários modelos):

Este será seu arquivo do ano corrente (vivo) de 2012.

Exemplo de categorização contida nele:

FINANÇAS (CATEGORIA)

Subcategorias:
Bancos

1. Banco 1 – contratos, senhas, extratos, recibos, talões de cheque, canhotos
2. Banco 2 -  contratos, senhas, extratos, recibos, talões de cheque, canhotos

Cartões de Crédito

1. Cartão de Crédito Visa – faturas, recibos, senha
2. Cartão de Crédito Mastercard – faturas, recibos, senha

Aplicações financeiras

1. Ações
2. Renda fixa
3. Renda Variável
4. Cambial
5. CDB

ATIVIDADE PROFISSIONAL (CATEGORIA)

1. contratos de trabalho
2. contra-cheques
3. rescisões
4. recibos (férias, pagamento a autônomo)
5. certificados e diplomas
6. currículos
7. palestras
8. projetos

• Agora que tudo de 2011 foi para o arquivo morto, inclua o que está pendente nas categorias correspondentes do arquivo 2012 ou resolva.
• Limpe bem a mesa de trabalho. Deixe em cima só o computador, um porta-trecos para clips, fita durex (o mínimo de cada), grampeador, risque-rabisque e uma luminária pendente de teto na direção da mesa (é o ideal).
• Se não tiver um porta-papel (escaninho) de três andares, compre. Identifique cada compartimento com etiquetas: URGENTE, EM ANDAMENTO e RESOLVIDO. Assim, você evita aquela pilha de papéis misturados na sua mesa. O que estiver na seção  “RESOLVIDO” coloque no arquivo vivo de 2012.

Porta-papel

Resumo do que vai precisar:

• Arquivo morto de 2011 (várias pastas/categorias)
• Arquivo vivo de 2012 (Arquivo Mágico)
• Porta papel de três andares com as etiquetas: urgente, em andamento e resolvidos.

Agindo desta forma, tudo irá fluir melhor no próximo ano. Lembre-se: para ter uma mente organizada seu ambiente deve estar em ordem.
No final de 2012, retire tudo do arquivo vivo e guarde nas pastas correspondentes do arquivo morto.

Depois vamos falar de outras providências que você deve tomar para comoçar o ano com a casa mais arrumada.

Prazo para guardar documentos:

De acordo com o Novo Código Civil:

• 1 ano: seguros de vida, automóvel, saúde e extratos bancários
• 3 anos: recibo de aluguel
• 5 anos: taxas e impostos municipais, IPTU, IPVA, contas de água, luz, telefone e gás, taxas de condomínio, mensalidades escolares, faturas de cartões de crédito, pagamento de prestação da casa, contracheques, notas de serviços de profissionais liberais
• 6 anos: recibos e documentos da declaração do Imposto de Renda

Nota fiscal: deve ser guardada somente durante prazo de garantia.

Plano de Saúde: cinco anos. A diferença entre o plano saúde e o seguro saúde é que nesse último o consumidor tem a opção de escolher livremente seu médico, tendo direito a reembolso de parte do valor da consulta. No plano saúde o consumidor só pode escolher médicos da rede credenciada pelo plano.

Prestação da casa: cinco anos.

Consórcios: variável. Os comprovantes devem ser mantidos até a quitação. A liberação da alienação fiduciária é a prova de que o pagamento foi feito.

Carnê do INSS: até a aposentadoria. Esse tipo de documento deve ser mantido até retirada do benefício.

Fontes:
IDEC (Instituto de Defesa do Consumidor)
Associação Nacional dos Usuários de Cartão de Crédito
Banco Central do Brasil

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